Regulamin programu lojalnościowego określa bardzo istotne relacje – relacje Twojej firmy z klientem. Ważne jest więc, aby nie tylko był zrozumiale napisany, ale też i zawierał zasady, które zagwarantują poprawne funkcjonowanie całego programu lojalnościowego. Dlatego w 10 punktach zawarliśmy najważniejsze informacje, które pomogą Wam stworzyć dobry regulamin.
1. Nie komplikuj zasad programu
Na początek skoncentrujmy się na ogólnych radach. Zasady Twojego programu lojalnościowego powinny być proste. Dzięki temu także regulamin Twojego programu lojalnościowego okaże się łatwy do napisania, a przede wszystkim przystępny dla Twoich klientów. Jeżeli nie zrozumieją oni zasad programu to nie będą chcieli w nim uczestniczyć.
Używaj prostego języka. W regulaminie możemy, jednak nie musimy używać żargonu prawniczego. Stosujmy normalne, zrozumiałe dla klienta sformułowania. Oczywiście w niektórych sekcjach regulaminu od niego nie uciekniemy (np. w sekcji dotyczącej ochrony danych osobowych), jednak stosujmy go jak najmniej.
Planujesz uruchomienie programu lojalnościowego? Poznaj LoyaltyZen
2. Pierwszy element regulaminu
Jak w każdej „umowie” na początku regulaminu powinny znaleźć się „Postanowienia ogólne”. Znajdziemy w nich takie elementy jak: organizatora programu, datę rozpoczęcia i zakończenia oraz cele programu lojalnościowego.
Przykład:
„§ 1 Postanowienia ogólne”
„Organizatorem programu jest …………… sp. z o.o. z siedzibą w …..”.
„Program rozpoczyna się w dniu …………, natomiast zakończy się dnia ……. „
„Program obowiązuje we wszystkich sklepach oznaczonych logo.…..”
„Celem programu jest nagradzanie klientów poprzez…..”
3. Wyjaśniaj użyte pojęcia
W naszym regulaminie, w postanowieniach ogólnych, powinniśmy także wyjaśnić użyte w nim pojęcia. Warto zdefiniować kim jest uczestnik, partner programu, czy organizator. Dzięki temu sam regulamin będzie miał także przystępną i zwięzłą formę.
Przykład:
„Formularz zgłoszeniowy – druk, wydawany w punktach Firmy. Wypełnienie druku poprzez uzupełnienie wymaganych danych wraz z umieszczeniem czytelnego podpisu umożliwia przystąpienie do Programu…”
„Uczestnik – osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i wypełniła Formularz Zgłoszeniowy i zaakceptowała niniejszy Regulamin.”
4. Określ warunki udziału w programie
W tym punkcie należy wskazać, jakie wymagania należy spełnić, aby stać się uczestnikiem programu. Powinny też znaleźć się w nim główne zasady regulujące funkcjonowanie programu lojalnościowego. W warunkach udziału opisujemy też precyzyjnie system nagradzania i zdobywania nagród przez klientów.
W niniejszy punkcie należy określić wszelkie ograniczenia oraz zakazy, którym dobrowolnie podlegają uczestnicy programu.
Przykład:
„Każde 10 zł wydane na zakupy stanowi równowartość 10 pkt.”
„Punkty ważne są przez okres sześciu miesięcy od daty ostatnich zakupów.”
„Punkty naliczane są tylko i wyłącznie za zakup produktów nie objętych promocją.”
„Ilość uzbieranych punktów uczestnik programu może sprawdzać na swoim koncie pod adresem …. Po wprowadzeniu numeru karty klienta.”
5. Lista nagród w programie lojalnościowym
W samym regulaminie możemy, ale nie musimy dokładnie wymieniać i opisywać nagród w programie lojalnościowym. Możemy dodać zapis, odsyłający klientów do konkretnego adresu URL (link). Klikając na niego przeniosą się na stronę z aktualnym zestaw nagród, który możesz modyfikować bez konieczności zmiany regulaminu. Taki link należy traktować jako rozszerzenie regulaminu.
Przykład:
„100 punktów – bon rabatowy na 10 złotych.”
„Katalog nagród opublikowany jest pod adresem www……”
6. Ochrona danych osobowych w programie
Z uwagi na obowiązujące w Polsce prawo, czyli Unijne Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO lub z ang. GDPR) uzyskane w programie lojalnościowym dane osobowe podlegają ochronie. Niezbędna jest wnikliwa analiza i zwrócenie uwagi na to kto będzie owe dane przetwarzał oraz komu mogą one zostać udostępnione. W artykule zakładamy, że nie będą zbierane wrażliwe dane osobowe oraz nie będą one udostępniane innym podmiotom.
Ważne jest, aby w treści zgody na przetwarzanie zawrzeć także informację, iż dane osobowe mogą być przetwarzane po zakończeniu trwania programu lojalnościowego w celach marketingowych.
Nasza propozycja zapisów umownych znajduje się we wzorze regulaminu dostępnego do pobrania powyżej.
7. Uzyskaj zgodę na przesyłanie informacji promocyjnych
Niezależnie od uzyskania zgodny na przetwarzanie danych osobowych należy uzyskać zgodę na przesyłanie informacji handlowych lub promocyjnych poprzez SMS lub e-mail. Takie pola powinny znaleźć się na formularzu rejestracyjnym klienta.
Pewnym udogodnieniem jest skorzystanie z usług firm dostarczających gotowe rozwiązania do prowadzenia programu lojalnościowego. Rozwiązania tego typu są zaprojektowane zgodnie z obowiązującym prawem w kwestii przetwarzania danych osobowych.
Przykład:
„Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych przez……. W celach marketingowych oraz ……”
„Administratorem danych osobowych jest …….”
„Każdy uczestnik ma prawo do wglądu w podane przez siebie dane osobowe, ich zmiany i poprawiania, ma także prawo żądania ich usunięcia. Żądanie usunięcia danych oznacza rezygnację z uczestnictwa w Programie…”
8. Postanowienia końcowe
W tym miejscu powinny znaleźć się wszelkie regulacje dotyczące ewentualnych zmian regulaminu i możliwości zakończenia programu lojalnościowego w dowolnym momencie przez organizatora. Warto w regulaminie wyłączyć odpowiedzialność organizatora z tytułu np. nieterminowych dostaw nagród przez firmę kurierską, czy z powodu podania nieprawdziwych danych przez uczestnika.
Przykład:
„Organizator ma prawo zmiany regulaminu w każdym czasie.”
„Organizator ma prawdo do zakończenia programu lojalnościowego w każdym czasie. W takim przypadku uzbierane punkty….”
Pobierz wzór regulaminu PDF
Aby pobrać bezpłatny wzór regulaminu programu lojalnościowego prosimy o kliknięcie w ten link: Regulamin programu lojalnościowego RODO Wzór.
Jak uruchomić dobry program lojalnościowy?
Przed napisaniem regulaminu warto zastanowić się, jakie dokładnie cele biznesowe powinien spełniać nasz program lojalnościowych. Zachęcamy do lektury kolejnego artykułu pt. „13 zasad dobrego programu lojalnościowego”.
(fot. Depositphotos)
Dziękuję za ten dokument! Jes super!